Voice over IP

Wat is Voice over IP?

Voice-over-Internet-Protocol (VoIP) betekent in de praktijk zoveel als bellen over een IP netwerk zoals internet. Bij gebruik van VoIP is niet langer een analoge (PSTN) of digitale telefoonlijn (ISDN) nodig en kan naast spraak ook andere digitale informatie zoals beeld, bedrijfsnaam, of schermdeling worden mee verstuurd.

Een eigen telefooncentrale is in veel gevallen niet meer nodig. Gesteld kan worden dat alle centrales onder de 20 toestellen volledig in de cloud gefaciliteerd kunnen worden. Centrales met meer toestellen kunnen ook in de cloud maar dan worden er waarschijnlijk meer kosten gemaakt bij hosting dan bij een installatie op locatie.

Voor VoIP is geen speciale hardware meer nodig, B/Focused kan VoIP op verschillende manieren aanbieden; bellen met vaste/draadloze toestellen (traditioneel), bellen met softphone en headset via de computer, of bellen met een app op de smartphone. Een combinatie van deze mogelijkheden is in de praktijk de meest voorkomende situatie.

Voordelen

Kosten ten opzichte van traditionele koperverbindingen zijn in de meeste gevallen een stuk lager. Doordat er geen fysieke telefooncentrale meer hoeft te worden aangeschaft kunnen ook veel kosten bespaard worden.

Daarnaast zijn de belkosten over Internet ook een stuk goedkoper dan via traditionele telefonie. Bellen is echter niet gratis wat wel vaak gedacht wordt.

Bellen kan wel worden afgekocht waardoor nationaal bellen in je bel bundel zit, echter in veel gevallen blijkt na een calculatie dat dit niet loont omdat de belkosten al vele malen lager zijn dan traditionele telefonie.

Met VoIP kunnen we Unified Communications oplossingen makkelijk realiseren waarbij allerlei vormen van communicatie zoals fax, voicemail, chat, e-mail, afspraken, video vergaderen gebundeld kunnen worden op een apparaat. De oplossing gaat dus veel verder dan traditionele bel oplossingen.

Doordat het mogelijk is simpele programma’s te schrijven zijn integraties met CRM systemen mogelijk. Als een klant belt kunnen we dan op basis van het nummer een patiëntenkaart of klantenkaart openen op de schermen van uw medewerkers zodat die meteen kunnen zien om wie het gaat, wat de situatie is, etc.

Wanneer we uw contactpersonen geïmporteerd hebben in de centrale kunnen al uw medewerkers direct zien wie er belt en zo gepersonaliseerd de telefoon aannemen. Zo kunt u opnemen met “Goedemiddag meneer Janssen, hoe kunnen we u helpen” en direct (in het geval van een autogarage) het kenteken en de auto van de klant zien, wanneer deze meneer het laatste onderhoud had, wanneer zijn laatste contactmoment was met de zaak en ook met wie van uw collega hij de laatste keer heeft gebeld.

In het geval van verkoop of support afdelingen kunt u de centrale zo instellen dat klanten aan de hand van nummerherkenning steeds dezelfde agent of technicus aan de lijn krijgen. Dat bespaart tijd omdat niet steeds het verhaal opnieuw hoeft te worden uitgelegd en klanten zullen het als prettig ervaren steeds dezelfde medewerker te spreken.

Als u onderweg bent en kunt u de bereikbaarheid makkelijk regelen, als het druk is op kantoor kunt u bij schakelen, als er niemand is op kantoor kunt u doorschakelen en op vrije dagen past u het schema aan dat het bedrijf gesloten is. En dat is allemaal te regelen vanaf u smartphone!

Een functionaliteit die in het verleden erg duur en moeilijk te implementeren was. Tegenwoordig zit dat standaard inbegrepen in onze oplossingen en kunnen collega’s zelf gesprekken afluisteren die andere collega’s met klanten gevoerd hebben. Allemaal vanaf hun soft client op de computer.

Wat er opgenomen wordt en hoe lang dat bewaard dient te worden bepaald u natuurlijk altijd zelf. Er zitten ook nog een aantal wettelijke aspecten aan waar we u graag over informeren.

Nadelen

Omdat VoIP werkt via Internet moet er kwaliteitsbewaking worden ingesteld om het goed te laten werken. Bandbreedte is uiteindelijk ook beperkt in sommige gebieden waardoor bij te weinig bandbreedte storingen kunnen ontstaan.

Bovendien is het dan soms noodzakelijk om duurdere Internet verbindingen af te nemen waardoor in sommige gevallen het voordeel wegvalt.

Dat is in elk geval zo op kantoor. Wel is het mogelijk middels een soft-client de telefooncentrale door te schakelen of via 4G gesprekken aan te nemen.

Echter bij uitval van Internet zullen de toestellen op kantoor niet werken.

Alleen met een goede bandbreedteberekening en Quality of Service instellingen zal uw oplossing goed functioneren. In de praktijk komen we echter vaak tegen dat dit niet ingeregeld is waardoor er veel problemen zijn.

VoIP Centrales zijn gevoeliger voor hacking dan traditionele centrales. Daarom is het belangrijk dat er  goede wachtwoorden, beveiliging en instellingen gedaan worden. De centrales zijn vaak bereikbaar via Internet en daarmee gevoelig voor aanvallen van buitenaf.

Er zijn veel partijen op de markt die alleen inzetten op besparing, niet kijken hoe het bedrijf opereert en langdurige contracten willen afsluiten. Pas op met het ingaan op die aanbiedingen en vraag altijd duidelijk of u dadelijk ook kunt doorschakelen tussen u medewerkers, een keuze menu kunt inzetten of andere functionaliteiten tot u beschikking hebt bij het omzetten van de telefonie.

Contractduur bij B/Focused is per drie einde kwartaal opzegbaar zonder startperiode. Bij andere partijen zijn we contracten van zelfs 5 jaar tegengekomen, ga daar nooit op in!

Smaken

Advies

Telefonie is altijd maatwerk. Of u bedrijf nu uit 1 of 100 medewerkers bestaat een goede bereikbaarheidsstrategie op papier zetten en uitwerken in uw telefonieoplossing is ontzettend belangrijk. Wat doet u als niemand opneemt? Wat doet u als iemand buiten werktijden belt? Heeft u een piket dienst? Wilt u een apart nummer voor uw leveranciers en klanten? Wilt u directe nummers? Moeten die vaste nummers zichtbaar zijn of net niet? Moeten gesprekken opgenomen worden? Hoe regelen we telefoonopnames wettelijk? Geeft u medewerkers een telefoon van de zaak of integreren we vast mobiel op hun prive telefoon tegen een vergoeding? Zomaar een aantal vragen die we u zouden kunnen stellen tijdens het adviesgesprek.

Maak daarom een keer een afspraak met een van onze medewerkers om tijdens een interactieve demo de mogelijkheden en beste instellingen voor uw bedrijf te ontdekken.